Quali sono i passaggi da seguire per impostare la gestione della conoscenza?

Tecnologia: Knowledge Management System     Topic: Knowledge Management  

Per creare un'efficace strategia di gestione della conoscenza occorre seguire questi passaggi.

Definisci il tuo obiettivo – Questo primo passaggio è piuttosto semplice e può essere eseguito rispondendo a una singola domanda: Per chi stai creando la tua conoscenza? Potresti mirare a creare un database completo di conoscenze da cui attingere i tuoi team interni mentre svolgono i loro compiti. Oppure, potresti voler creare un sistema di gestione della conoscenza rivolto al cliente che consenta al tuo pubblico di trovare rapidamente le informazioni di cui ha bisogno per raggiungere i propri obiettivi. In secondo luogo chiediti quali specifici vantaggi vuoi ottenere grazie alla gestione della conoscenza. Il knowledge management è un processo continuo, ma è possibile impostare degli indicatori di traguardo da raggiungere lungo il percorso.

Definisci le parti coinvolte e i loro ruoli – Anche quando si vogliono coinvolgere tutti i membri di un team occorre assegnare determinati ruoli a individui specifici. I ruoli possono essere:

• responsabile di progetto, che supervisiona l'iniziativa specifica in corso;
• knowledge finder, che cerca attivamente i dati e le informazioni necessarie;
• comunicatori della conoscenza, che sintetizzano le informazioni in conoscenza utilizzabile;
• creatori di conoscenza, che documentano le conoscenze raccolte in un modo che consente la massima accessibilità.

Quando un'azienda si impegna in una cultura della condivisione della conoscenza, è importante consentire il giusto accesso alle persone giuste. Qualcosa che è parte integrante di un dipartimento, potrebbe non essere così importante per un altro. Ciò è particolarmente cruciale quando si tratta di informazioni riservate. In questo scenario, è imperativo che le informazioni siano condivise solo in base alla necessità di conoscerle. Non puoi permetterti che i segreti aziendali o altri dati sensibili finiscano nelle mani sbagliate. Oltre al rischio di perdita di informazioni riservate quando vengono catturate, esiste anche il rischio che le informazioni non acquisite vengano perse quando i membri chiave del personale se ne vanno.

Definisci gli strumenti e la tecnologia da utilizzare – Per la gestione della conoscenza ci sono numerosi strumenti a disposizione. Il primo passo è scegliere lo strumento per la creazione della knowledge base che dovrà avere almeno queste funzioni: navigabilità tramite funzionalità di ricerca e categorizzazione dei contenuti, comunicazione interna e collaborazione, analisi e ottimizzazione.

Raccogli dei dati – Il primo passo verso la creazione di conoscenza è raccogliere le conoscenze esterne ed interne, quelle esplicite (documenti, dati, informazioni) e quelle implicite (derivanti dall’esperienza e dal contesto). Le fonti possono essere le più disparate: come documenti, dati e informazioni interni o ricavati dalle interazioni con i clienti o conoscenze, esperienze, know-how maturati dalle persone della tua azienda, rapporti di terze parti sul tuo settore. In questa fase, l'attenzione è solo sulla raccolta dei dati necessari per questo motivo è meglio avere dei criteri molto ampi.

Organizza i dati – I dati raccolti vanno organizzati per rendere più semplice la ricerca e la gestione. Il criterio discenderà direttamente dall’obiettivo del progetto. Ad esempio, potrebbe essere necessario, separare le recensioni dei clienti positive e negative, classificare i dati in base a una determinata metrica, creare una gerarchia tra i dati. L'obiettivo è organizzare i dati che hai raccolto in modo da renderne il significato più chiaro.

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